准确的发件人信息
公司名称和标志：在邮件头部清晰展示公司全称和公司标志，确保收件人一眼就能识别发件方身份。
详细联系信息：除了发件人的邮箱地址，还应提供公司地址（包括办公地址和邮寄地址）、联系电话（包括国际区号的办公电话和客服电话）、传真号码（如果适用）等。这些信息可以让收件人感觉到发件人是一个正规的、有实际办公场所的实体，增加可信度。
发件人姓名和职位：明确发件人的姓名和在公司中的职位，这有助于建立与收件人的个人联系，使收件人了解与谁在进行沟通，并且职位信息也能体现发件人的专业性和权威性。
专业的邮件格式和排版
清晰的结构布局：邮件应采用清晰的结构，包括开头的称呼、中间的正文内容、结尾的结束语和签名。
适当的字体和字号：选择常见、易读的字体，如 Arial、Calibri 或 Times New Roman，字号一般为 10 - 12 点，确保邮件内容在各种设备和屏幕上都能清晰显示。避免使用过于花哨或难以辨认的字体，以免给人不专业的印象。
正确的语法和拼写：仔细检查邮件中的语法错误和拼写错误，这是体现专业性和可信度的基本要求。可以使用文字处理软件的拼写和语法检查功能，或者请同事帮忙校对。
有价值的内容和数据支持
行业见解和趋势分析：在邮件中分享一些与业务相关的行业见解、市场趋势或最新资讯，展示发件人对行业的了解和专业知识。
产品或服务细节及优势：详细介绍产品或服务的特点、功能、质量标准、使用方法等细节内容，并且用具体的数据或案例来支持所宣称的优势。