方便存储和传输：电子化的纸质文档可以转化为图片或PDF格式，便于长期保存和数字化处理。同时，它们也可以在不同的计算机或设备之间轻松共享和传输。1

可以提高工作效率和管理效率：电子化的纸质文档可以实现快速检索和查阅，节省时间，并且可以批量处理和自动化管理，进一步提高工作流程的效率和管理效果。

环境友好：与传统的纸质文档相比，电子化可以减少纸张的使用，有助于环保。

有利于数据备份：电子化提供了比传统纸质储存更多数据备份的可能性，增加了数据的可靠性。

节省空间：将纸质文件扫描成电子版后，可以节省大量的实体存储空间，因为不需要再保留实际的纸张。